# Checklist de inspeccion laboral para hosteleria

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## Uso recomendado

Usa esta checklist como revision interna previa. No sustituye asesoramiento laboral, legal o de proteccion de datos.

El objetivo es detectar informacion incompleta, evidencias dispersas, aprobaciones no trazables y procesos que dependen demasiado de Excel, WhatsApp o memoria verbal.

## 1. Empresa, centros y responsables

- La empresa legal esta identificada con razon social, CIF/NIF y domicilio fiscal.
- Cada centro de trabajo tiene nombre, direccion y responsable operativo.
- Los responsables de aprobar turnos, cambios, ausencias y correcciones estan definidos.
- Los permisos de acceso se revisan cuando cambia un manager, admin o trabajador.
- Los trabajadores archivados conservan historico, pero no aparecen como activos operativos.

## 2. Registro horario

- Cada trabajador tiene jornada o contrato asociado.
- Los fichajes diarios tienen entrada y salida.
- Las pausas se aplican segun politica interna y quedan documentadas cuando proceda.
- Las correcciones de fichaje tienen motivo, fecha y responsable.
- Las entradas tempranas, retrasos, salidas tempranas y excesos se revisan con tolerancias definidas.
- El periodo se cierra despues de revisar incidencias abiertas.
- Los registros validados pueden exportarse por trabajador, centro y periodo.

## 3. Cuadrantes y cambios

- Los cuadrantes publicados tienen fecha, centro y responsable.
- Los cambios posteriores a la publicacion quedan registrados.
- Las necesidades por rol estan definidas antes de asignar turnos.
- Las ausencias aprobadas se reflejan en la cobertura del periodo.
- Los turnos pendientes se resuelven antes de publicar o cerrar la semana.
- Si se duplica una semana, las notas temporales se revisan antes de reutilizarlas.

## 4. Ausencias, vacaciones y bajas

- Las solicitudes tienen trabajador, fechas, tipo y estado.
- Las aprobaciones y rechazos tienen decision registrada.
- Las solicitudes con impacto en cobertura se revisan antes de aprobarse.
- Las bajas tienen estado administrativo y documentacion asociada.
- Los saldos se revisan por trabajador y periodo.
- Los conflictos se resuelven o quedan justificados.

## 5. Documentacion laboral

- Cada trabajador tiene expediente documental.
- Los documentos obligatorios estan definidos por empresa, centro o puesto cuando corresponda.
- Los vencimientos se revisan antes de que el documento caduque.
- Las solicitudes al trabajador tienen estado visible.
- Los documentos rechazados tienen motivo comprensible.
- La documentacion no depende de chats o carpetas sin control de acceso.

## 6. Cumplimiento y auditoria

- Las incidencias relevantes generan trazabilidad.
- Los cambios importantes registran actor, fecha y contexto.
- Las revisiones de cumplimiento tienen estado y responsable.
- Los casos cerrados conservan evidencias asociadas.
- Las exportaciones para revision externa se generan desde datos validados.
- La empresa sabe donde consultar historico y actividad.

## 7. Privacidad y seguridad

- Los usuarios solo acceden a la informacion que necesitan.
- Los documentos laborales se guardan en repositorios privados.
- Las URLs de acceso a documentos no son enlaces publicos permanentes.
- Las credenciales de integraciones se pueden revocar o rotar.
- Las politicas de retencion se han revisado con asesoramiento adecuado.
- El equipo conoce el canal correcto para solicitar cambios, bajas o documentos.

## Senales de alerta

- Hay cuadrantes en varias versiones de Excel.
- Las aprobaciones de cambios viven solo en conversaciones.
- Los documentos se piden por chat y no tienen estado centralizado.
- Los fichajes se corrigen al final del mes sin motivo registrado.
- No hay responsable claro para cerrar registros horarios.
- Las ausencias se aprueban sin comprobar cobertura.
- La empresa no puede explicar quien cambio un dato laboral, cuando y por que.

## Como ayuda Oktavia

Oktavia conecta centros, trabajadores, puestos, calendarios, necesidades, cuadrantes, fichajes, documentos, ausencias y evidencias en una unica capa operativa.

La plataforma ayuda a:

- ordenar registros horarios,
- centralizar documentos,
- revisar ausencias y cambios,
- validar periodos,
- mantener trazabilidad,
- preparar exportaciones,
- reducir dependencia de hojas y mensajes.

Mas informacion:

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